Formulieren data

Maak je gebruik van een formulier op je website? Dan kan deze privacygevoelige data opslaan zoals e-mailadressen. Hier leggen wij uit wat je kunt doen met deze opgeslagen data in je Databel onderhoudsomgeving:

• Bij formulieren kun je nakijken of je de gegevens van ingevulde formulieren opslaat. Zo ja, dan adviseren wij in ieder geval om oude resultaten te verwijderen. Ook kun je de gegevens exporteren zodat je de gegevens lokaal kunt bewaren.
• Als je de ingevulde formulieren toch liever niet online bewaart zet dit dan uit. Het bewaren van deze gegevens mag best online, als je maar zorgt dat oude reacties verwijderd worden op termijn.

Nakijken of je de gegevens van ingevulde formulieren opslaat

Stap 1. Open de Databel onderhoudsomgeving van je website.

Stap 2. Ga met je muis over de hoofdmenuknop 'formulieren' en klik op 'formulieren' in het uitklapmenu.

Stap 3. Aan de linkerzijde staat de naam van je formulier(en), klik op het gewenste formulier als deze nog niet geselecteerd is.

Stap 4. Check de waarde van het veldje 'Opslaan in Database'.

Op het moment dat dit op 'Ja' staat, dan worden de ingevulde gegevens van formulieren opgeslagen en kan dit privacygevoelige data bevatten.
Op het moment dat dit op 'Nee' staat, dan worden de ingevulde gegevens van formulieren NIET opgeslagen en kan dit formulier geen privacygevoelige data bevatten. Let wel op dat als dit veld op 'Ja' staat dat je eerst de opgeslagen reacties verwijdert voordat je dit veld op 'Nee' zet.

Ingevulde gegevens bekijken

• Volg stap 1 t/m 4.
• Klik aan rechterzijde op de knop 'Resultaten', vanuit dit scherm kunt je alle data bekijken die via dit formulier is binnengekomen.
• Klik op vervolgens op de tekst 'bekijken' van het gewenste resultaat.

Ingevulde gegevens exporteren

• Volg stap 1 t/m 4.
• Klik aan de rechterzijde op de knop 'Exporteren', je browser slaat nu alle gegevens op van het geselecteerde formulier naar een Excel bestand (.xlsx) op je computer. Op het moment dat je de gegevens exporteert, dan kan je de gegevens op de website verwijderen waardoor je minder privacygevoelige data op je website hebt staan.

Ingevulde gegevens verwijderen

• Volg stap 1 t/m 4.
• Klik aan de rechterzijde op de knop 'Resultaten', vanuit dit scherm kunt je alle data bekijken die via dit formulier is opgeslagen.
• Bij elk resultaat staat een prullenbak icoontje, je kunt per resultaat de data verwijderen door op dat icoontje te klikken.

Ingevulde gegevens niet bewaren op je website

• Volg stap 1 t/m 4.
• Als je alle gegevens bekeken, eventueel geëxporteerd en verwijderd hebt, dan kan je ook beslissen om de data niet op te slaan in je website en alleen per e-mail te ontvangen. 
• Klik hiervoor aan de rechter kant op de knop 'Wijzigen'. Wijzig het veld 'Opslaan in database' naar 'Nee'. Zorg er dan wel voor dat het veld 'E-mail naar Beheerder'op 'ja' staat en dat het veld 'E-mailadres' en 'E-mailnaam' de eigen correcte naam en het goede e-mailadres bevat zodat je de reacties ook per e-mail ontvangt. Bewaar de wijzigingen door rechts de knop 'Opslaan' te selecteren. 

Tips

Tip 1: Test je wijzigingen even door op je eigen website een testformulier in te vullen en te versturen zodat je kunt zien of alles nog goed gaat.

Tip 2: Als je website meerdere talen bevat moet je dit ook voor de andere talen herhalen door linksboven de andere taal te kiezen na stap 2.